こんにちは。絹太です。
本日は，
について書きます。
１．打ち合わせ記録をメモする担当者はできる担当者
（１）なぜメモをとらないといけないのか？
（２）メモしない担当者だった場合の対処法
ア メモを取るよう指導
イ 自分自身でメモを取る
２．録音のすゝめ
ア 相手に内緒で録音する
イ あえて相手に伝えてから録音する
３．頼みたいことがあったら，忘れないうちに即メール
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「打ち合わせ記録をメモする」
お仕事をされているみなさんは，普段当たり前のようにされているのではないでしょうか。
しかし，これができない担当者はいます。
というか，私の住林の担当者は，あまりメモを取らない方でした。
メモをとらない担当者はダメな担当者であるとハッキリ言えます。
メモをとらないと後述の通り，トラブルが発生しやすくなります。
担当者にとってメモを取ることは，施主を守るだけでなく，自分自身を守るためにも絶対に必要なことなんです。
担当者に伝えたと思っていたことが伝わっていない，聞いていないと言われてしまったといったトラブルをよく耳にします。
私自身そういう経験がありますし，そういう嫌な思いをしたと書かれているブロガーの方も多いように感じます。
担当者がメモをちゃんと取っていたら・・・
①こういった言った言わない問題の発生を抑止することができますし，
②仮に，言った言わない問題が発生してしまってもメモが証拠になります。
施主に嫌な思いをさせないため，また自分を守るために，担当者にとってメモ（証拠）は必須なんです。
できる担当者というのは，上手に打ち合わせ記録をメモ（複写式）し，控を施主に渡しています。
若手ベテラン関係なくやらなければならないことです。
メモをとっていなかったら，
「メモをとられないんですか？」
「（打ち合わせ終了後）本日の結果を文章化して（紙で）ください」
などと，ハッキリ指摘しましょう。
最初に言わないと，後から言いづらくなりますし，当該担当者の意識も変わりません。
最初が肝心です。
どうしても指摘しにくい方は，ご自身でメモをとってください。
そして，できればその日の終わりにそのメモに双方が署名し，コピーを当該担当者に渡してください。
こんなことを施主がしているのに，自分がメモをとっていないことに原因があるということに気づけなかったら，本当に終わっている担当者ですから，担当者をチェンジするようその担当者の上司に伝えてください。
営業担当者がとったメモの中身を確認したり，自分自身でメモを取ったり・・・これは面倒だというあなた。
私自身，毎回毎回長時間に続く打ち合わせをメモすることは大変だと思っていました。
そういう方は，打ち合わせを録音するようにしてください。
今はICレコーダーなど使わなくても，スマホアプリで簡単に録音することができます。
相手に内緒で録音してもそれは立証価値がないor違法であると思われている方もいるのではないでしょうか？
そんなことはありません。録音は違法じゃないですし，証拠能力もあります。
もちろん，「ひどいハウスメーカー担当者がいたっ！！」などと，その録音データをブログで公開したりすると，違法行為になるおそれがあります。
しかし，自分の権利を防御するための録音は，（相手に録音許可を得なくても）原則として違法にはなりません。
録音の有効性はお伝えした通りですが，あえて相手に「録音していますので」と伝えて，机の上にICレコーダーを置くという方法も，言った言わない問題の抑止に有効です。
相手は（録音されているとわかれば）自分自身がメモをとらず頼まれていたことを失念してしまった際には，即クレーム（補償問題）につながるので，一生懸命メモを取るようになりますし，慎重になると思います。
このようにあえて相手に録音することを伝えるメリットもあります。
あと，もうひとつやっていただきたいことがあります。
打ち合わせのときには思いつかなかったことが家にいるときに思いついたりすることありませんか？
例えば，
「２Ｆトイレのドアはピュアホワイトで」，とお願いしていたけど，
「やはりメープルがいいなぁ・・・」
とか。
そんなとき「また，次回打ち合わせ時に伝えよう。。。」と思ったまま，そのままにしてしまうことありませんか？
あるいは，思い込みで伝えた気になってしまったことはありませんか？
後に問題（ピュアホワイトのままになっていた）が発生した際，ハウスメーカーは，記録をよりどころにしますので，「着工合意時の図面はピュアホワイトになっていますよ」
と言ってきます。
そういわれてしまうと，たとえ口頭で「メープルに変更してください」と間違いなく依頼していたとしても証拠が何もないので，変更や補償を求めることも困難でしょう。
こんなとき，便利なのがメールです。
私は，上記のように住林に伝えたいと思ったら，忘れてしまわないよう思い立ったらすぐに「メープルに変更をお願いします」とメールを入れます。
メールはすぐに送れますし，記録に残ります（証拠になります），ので，私は電話でやりとりはせず，必ずメールでやりとりするようにしています。
もちろん，メールで伝えることは基本的に結論が主で，細かなニュアンスは適宜電話や打ち合わせで伝えるようにしていますよ。
みなさんも是非実践してみてください★